Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta luôn đúng giờ cho các cuộc hẹn của mình phải không?

 

Tuy nhiên, đôi khi những việc ngoài ý muốn xảy ra khiến chúng ta không thể có mặt như dự định.

 

Trong những tình huống như vậy, điều quan trọng là biết nên nói gì để dễ dàng thay đổi sang một thời gian thuận tiện hơn. Bài viết này sẽ cung cấp những cụm từ hữu ích mà bạn có thể sử dụng trong email, tin nhắn và các cuộc trò chuyện qua điện thoại.

 

Thay Đổi Lịch Hẹn
Quy trình để sắp xếp lại cuộc hẹn thường tuân theo các bước cơ bản sau:

1. Apologize for not being able to meet at the original time (Xin lỗi vì không thể gặp vào thời gian đã hẹn ban đầu.)
2. Give a reason why you must reschedule (Đưa ra lý do vì sao bạn phải dời lịch.)
3. Suggest a new time to meet (Đề xuất thời gian mới để gặp mặt.)

Ở bước đầu tiên, bạn có thể sử dụng các câu xin lỗi thông dụng như:

• “I’m (really) sorry, but ~” “Tôi (thật sự) xin lỗi, nhưng ~”
• “Unfortunately ~. “Thật tiếc là ~”

Sau đó, hãy thử sử dụng một trong những cách diễn đạt sau:

Push back (Dời lại muộn hơn)
Cụm từ này được dùng khi bạn cần dời cuộc hẹn sang thời gian muộn hơn so với kế hoạch ban đầu. Bạn có thể sử dụng cho một khung giờ cụ thể hoặc cả ngày. Cả hai cách diễn đạt “push back a meeting” và “push a meeting back” đều đúng.

• I’m sorry, but my train is late. Can we push the meeting back to 3 p.m.? (Tôi xin lỗi, nhưng tàu của tôi bị trễ. Chúng ta có thể dời cuộc họp lại 3 giờ chiều được không?)
• Sue called to say she has to push back the lunch meeting to 12:30. (Sue đã gọi và nói rằng cô ấy phải dời cuộc họp trưa sang 12:30.)

Bring Forward (Dời Lên Sớm Hơn)

Đây là cách diễn đạt ngược lại với "push back." Nếu thời gian hẹn ban đầu quá muộn, bạn có thể sử dụng "bring forward" để đề xuất một thời gian sớm hơn.

• My son’s music lesson starts at 5 instead of 6. Can we bring our meeting forward an hour? (Buổi học nhạc của con tôi bắt đầu lúc 5 giờ thay vì 6 giờ. Chúng ta có thể dời cuộc họp lên sớm hơn một giờ được không?)
• The announcement said the seminar will be brought forward to 2 p.m. (Thông báo cho biết buổi hội thảo sẽ được dời lên 2 giờ chiều.)

Bạn cũng có thể sử dụng những cách diễn đạt này để nói về thời hạn công việc:

• The team is moving so quickly that we've brought our delivery date forward by two months. (Đội ngũ làm việc quá nhanh nên chúng tôi đã dời ngày giao hàng lên sớm hơn hai tháng.)
• Delays with our supplier mean we need to push back our target dates. (Sự chậm trễ từ nhà cung cấp khiến chúng tôi phải dời lại các mốc thời gian mục tiêu.)

Postpone (Hoãn Lại)

"Postpone" là động từ có nghĩa là "dời sang thời gian muộn hơn." Việc hoãn lại có thể do ai đó lựa chọn hoặc do những tình huống ngoài tầm kiểm soát.

• I'm sorry, everyone, but we'll need to postpone the company party until the boss has recovered from his injury. (Tôi xin lỗi mọi người, nhưng chúng ta sẽ phải hoãn buổi tiệc công ty cho đến khi sếp hồi phục sau chấn thương.)
• My flight was postponed due to the snow storm. Can we move our meeting to tomorrow afternoon? (Chuyến bay của tôi bị hoãn do bão tuyết. Chúng ta có thể dời cuộc họp sang chiều mai được không?)

Reschedule (Sắp Xếp Lại)

Bạn cũng có thể đơn giản sử dụng từ "reschedule" khi cần thay đổi kế hoạch.

• Unfortunately, my assistant made a mistake on my calendar and I can’t meet at our original time, so we’ll need to reschedule. Are you available on Thursday between 2 and 4? (Thật tiếc là trợ lý của tôi đã nhầm lịch, nên tôi không thể gặp vào thời gian ban đầu. Chúng ta cần sắp xếp lại. Bạn có rảnh vào thứ Năm từ 2 đến 4 giờ không?)

“Something’s Come Up” (Có Việc Gấp Phát Sinh)

Cụm từ này được dùng để thông báo rằng lịch trình của bạn đã thay đổi đột ngột mà không cần giải thích chi tiết.

"Come up" có nghĩa là "xuất hiện bất ngờ." Cụm từ này thường được sử dụng khi thời gian cuộc hẹn sắp đến gần.

• I apologize, but something's come up and I won't be able to attend the event tonight. I hope you'll invite me to the next one. (Tôi xin lỗi, nhưng có việc gấp nên tôi không thể tham dự sự kiện tối nay. Hy vọng bạn sẽ mời tôi vào lần tới.)
• I'm really sorry, but something important came up that I need to deal with immediately. Are you available to meet next week instead? (Tôi thật sự xin lỗi, nhưng có việc quan trọng phát sinh mà tôi cần giải quyết ngay. Bạn có thể gặp vào tuần sau được không?)

Move Things Around (Sắp Xếp Lại Lịch Trình)

Cụm từ này thường được sử dụng khi phản hồi yêu cầu dời lịch hẹn. Nó có nghĩa là "tổ chức lại lịch trình hoạt động."

Ví dụ, nếu bạn dời cuộc họp buổi sáng sang buổi trưa, có thể bạn sẽ phải hủy hoặc dời một kế hoạch khác đã lên từ trước vào buổi chiều.

A: Are you free at 7 tonight? (Tối nay 7 giờ bạn rảnh không?)
B: Yes, but I'll have to move some things around. (Có, nhưng tôi sẽ phải sắp xếp lại một chút.)

Work (Thích Hợp, Tiện Lợi)

Giống như "make" và "do," "work" là một động từ hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau. Đối với việc sắp xếp lịch, nếu một ngày hoặc thời gian "works," có nghĩa là nó phù hợp hoặc tiện lợi.

• How about Tuesday at 6 p.m.? Does that work? (Thế còn thứ Ba lúc 6 giờ chiều? Thời gian đó có phù hợp không?)
• If that isn't a good time, please let me know what would work for you. (Nếu thời gian đó không tiện, vui lòng cho tôi biết thời gian nào phù hợp với bạn.)

Tight (Chật Chội, Rất Bận)

Khi nói về lịch trình và các cuộc họp, tính từ "tight" có nghĩa là "rất bận." Hãy tưởng tượng một lịch trình có các hoạt động đã được lên kế hoạch gần như suốt cả ngày, mỗi ngày. Giống như trang phục chật, một lịch trình "tight" không để lại nhiều không gian để bạn di chuyển!

• She always has a tight schedule. We only have time to meet on the weekends. (Cô ấy luôn có một lịch trình rất bận. Chúng tôi chỉ có thời gian để gặp vào cuối tuần.)
• His schedule is usually pretty tight around the end of the year. (Lịch trình của anh ấy thường rất chặt chẽ vào cuối năm.)

Fit (Someone/Something) In (Thêm Vào Lịch Trình)

Đôi khi, các cuộc họp không cần phải dời lịch. Nếu có đủ thời gian rảnh giữa các hoạt động khác, bạn có thể thêm một cuộc họp mới và thực hiện tất cả. Trong trường hợp này, bạn đang "fit it into" lịch trình hiện tại của mình.

Chúng ta sử dụng "fit" cùng với người hoặc hoạt động đang được đề cập đến.

• Mr. Saito is busy in the afternoon, but he can fit you in before his 5 o'clock appointment. (Ông Saito bận vào buổi chiều, nhưng ông ấy có thể gặp bạn trước cuộc hẹn lúc 5 giờ.)
• I wish I could fit lunch in with you today, but I'm just too busy! (Tôi ước mình có thể ăn trưa với bạn hôm nay, nhưng tôi quá bận rồi!)

Một cách diễn đạt mạnh mẽ hơn của cụm từ này là "squeeze in," gợi ý rằng chỉ có một lượng thời gian rảnh rất ít ỏi.

• I'm sorry for the short notice, but can you squeeze in a quick conference call before you leave? (Xin lỗi vì thông báo gấp, nhưng bạn có thể squeeze in một cuộc họp qua điện thoại nhanh trước khi rời đi không?)

Rain Check (Hẹn Lại, Để Lần Khác)

Cụm từ này xuất phát từ các sự kiện ngoài trời bị hủy do thời tiết xấu. Những người đã mua vé sẽ nhận được "rain check," cho phép họ tham dự sự kiện khác trong tương lai.

Yêu cầu ai đó một "rain check" không hoàn toàn giống với việc dời lịch. Dời lịch có nghĩa là chọn một thời gian hoặc ngày mới cho cuộc hẹn. Tuy nhiên, "rain check" là một thời gian trong tương lai mà chưa được quyết định.

Nếu bạn không chắc chắn khi nào sẽ có thời gian cho cuộc họp tiếp theo, bạn có thể yêu cầu một "rain check." Cụm từ này thường mang tính thân mật hơn những cụm từ đã đề cập trong bài viết, vì vậy nó phù hợp hơn khi dùng với bạn bè trong các tình huống không chính thức.

• It looks like I will be pretty busy for a while. Can I get a rain check? Maybe we can meet next week. (Có vẻ như tôi sẽ khá bận trong một thời gian. Tôi có thể xin hẹn lại không? Có thể chúng ta có thể gặp vào tuần sau.)
• Thank you for inviting me, but unfortunately I can't go tonight. But I'll take a rain check! (Cảm ơn vì đã mời tôi, nhưng thật tiếc là tôi không thể đi tối nay. Tuy nhiên, tôi sẽ xin hẹn lại lần khác!)

Tổng Kết

Những bất ngờ và thay đổi đột ngột là một phần bình thường trong cuộc sống, vì vậy đừng cảm thấy tội lỗi khi bạn cần phải dời lịch. Chỉ cần lịch sự, xin lỗi và đề xuất một ngày hoặc thời gian mới thuận tiện hơn. Hãy sử dụng các ví dụ này như một hướng dẫn và chọn cụm từ phù hợp với tình huống của bạn.